সেলস যে কোনো কোম্পানির জন্য গুরুত্বপূর্ণ বিভাগ। সেলস-এর এডমিন সম্পর্কিত কাজ করে সেলস এডমিন। এখানে জুনিয়র কিংবা একজন সিনিয়র এক্সিকিউটিভ কাজ করতে পারে। এটা নির্ভর করে কোম্পানির অবয়বের উপর। বড় কোম্পানি হলে বেশি লোক কাজ করে। এডমিন এবং সেলস এডমিনের কাজে কিছুটা ভিন্নতা আছে। সেলস এডমিনে লোক নিয়োগ করা হয় মূলত সেলস টিমকে দ্রুত সাপোর্ট দেয়ার জন্য। সেলস এডমিনের কাজ বহুমাত্রিক। রুটিন কাজ যেমন ডেইলি সেলস রিপোর্ট, ডেলিভারি রিপোর্ট, ইআরপিতে ডাটা ইনপুট, সেলস টিমকে সেলস তথ্য সরবরাহ ইত্যাদি। পরিবেশক নিয়োগপত্র তৈরি, অব্যাহতি পত্র তৈরি, শোকজ লেটার তৈরি ইত্যাদিও সেলস এডমিনকে করতে হয়। টপ ম্যানেজম্যান্ট যখন-তখন যে কোনো রিপোর্ট চাইতে পারেন। সে জন্য সেলস এডমিনকে দূরদৃষ্টিসম্পন্ন হতে হয়। সব ডাটা গুছিয়ে রাখতে হয়। ভালো সেলস এডমিন হবার প্রধান উপায় গুছিয়ে কাজ করা। সময়ের কাজ সময়ে করা। কালকে করব বলে কাজ ফেলে না রাখা। কালকে অন্য কাজের চাপ আসবে, তখন পুরনো কাজটির কথা মনেই থাকবে না। বসের বকা শুনতে হতে পারে। সমস্যার কথা ম্যানেজমেন্ট শুনতে পছন্দ করে না। তারা সব সময়ই তাদের চাহিদার শতভাগ চায়। সপ্তাহ, পাক্ষিক এবং মাস শেষে যে কাজগুলো করতে হয়, তার একটা তালিকা তৈরি করে সামনে টানিয়ে রাখা ভালো। প্রতিদিন কাজের শেষে চেক লিস্ট করে যেতে হবে। নোট বই, কলম টেবিলে থাকতেই হবে। দিনে অসংখ্য ফোন আসবে। একেক জনের চাহিদা একেক রকম। নোট বইয়ে লিখে রাখতে হবে। তারপর একটার পর একটা শেষ করতে হবে। সহকর্মী থাকলে তাকে কাজ ভাগ করে দিতে হবে। কখনোই উত্তেজিত হওয়া যাবে না। হাসিমুখে ফোন রিসিভ করতে হবে। কারণ সেলস-এর কর্মীরা রোদ-বৃষ্টিতে ভিজে কাজ করেন। তাদের কষ্ট না বুঝলে ভালো সেলস এডমিন হওয়া অসম্ভব। তারা কি ধরনের সাহায্য চায়। সেটা জানতে হবে। সে অনুযায়ী নিজেকে রেডি রাখতে হবে। সেলস এডমিনের কেপিআইনির্ভর করে তাদেরকে দেয়া সাপোর্ট-এর উপর। অনেক জায়গায় সেলস-এর হেড থাকেন সেলস এডমিনের বস। তাই সেলস টিম-এর সাথে খারাপ ব্যবহার করলেন। সময়মত সাপোর্ট দিলেন না, এসব করলে আশানুরূপ ইনক্রিমেন্ট নাও হতে পারে। ম্যানুয়াল কাজ হতে পারে। সে জন্য সময় চেয়ে নিন। ট্যুর বা ঊীঢ়বহংব বিল। সেলস এডমিনের জন্য সবচেয়ে ঝুঁকিপূর্ণ কাজ। কারণ সেলস টিম যাচ্ছেতাই বিল করে বসবে। মানবে না কোম্পানির নিয়মনীতি। তাদেরকে বুঝাতে হবে। বিল কাটাকুটি করলে সেলস এডমিনের তীব্র সমালোচনা হতে পারে। আবার বিল বেশি হলে সেলস এডমিন টপ ম্যানেজম্যান্টের ঝাড়ি খেতে পারেন। উভয় দিক সামলে তাকে চলতে হবে। এজন্য সেলস এডমিনকে কিছুটা কৌশলী হতে হবে। যারা অহেতুক, অতিরিক্ত বিল কওে, বিল কাটাকুটি করলে বাজে কথা বলে। তাদের বিল বসকে দেখাতে হবে। বসকে দেখিয়ে তার কথায় কাটলে ভালো হয়। কীভাবে বিল করতে হবে, কোম্পানির দিক-নির্দেশনা, নিয়মনীতি কি সেটা জানিয়ে চিঠি ইস্যু করা যায়। যার রেফারেন্সে বিল কাটলে কেউ কিছু বলতে পারবে না। বিলের সামারি সিটে বিগত কয়েক মাসের সেলস এবং বিল, পারসেনটিজ দেয়া যেতে পারে। সাথে জনবল কোন মাসে কত ছিল তা উল্লেখ করতে হবে। লোক বেড়েছে, তাই খরচ বেড়েছে এটা যেন বুঝানো যায়। বিল সামারিটা তেমনই হওয়া উচিত। ট্যুর বিল সঠিক সময়ে হাতে পৌঁছা সেলস এডমিনের জন্য অন্যতম চ্যালেঞ্জ। নির্ধারিত তারিখের আগে থেকেই চাইতে হবে। দরকারবোধে সেলস হেডকে জানানো যেতে পারে। কারা নির্ধারিত সময়ে বিল দেয়নি। এজন্য বিল রিসিভ-এর একটা চেক লিস্ট করা যায়। তাকে দিয়ে এসএমএস করানো যেতে পারে। অনেক সেলস এডমিন দেরিতে পৌঁছা বিল বাদ দিয়ে ফাইনাল করেন। এটা করা যায়। তবে পরের মাসে আবার বিল দিয়ে দিতে হয়। এতে জটিলতা বাড়ে। তাই সব বিল আনিয়ে একসাথে কাজ করলে ভালো হয়। ইনভয়েস করা সেলস এডমিনের কাজ হতে পারে। যদিও কোম্পানি ভেদে এই কাজ অন্য কোনো বিভাগের লোক করতে পারে। কোথাও এমআইএস, কোথাও একাউন্স ইনভয়েস করে থাকে। অনেক কোম্পানিতে প্রথম সেলস অর্ডার, তারপর ইনভয়েস করা হয়। কোম্পানি ভেদে ভিন্নতা থাকতে পারে। ইনভয়েস যিনি করেন, তাকে কোম্পানির ক্রেডিট পলিসি জানতে হবে। পণ্যের কোড মুখস্থ থাকতে হবে। কোম্পানি ক্যাশে ব্যবসা করলে তার আপডেট থাকতে হবে। টাকা এসেছে কিনা সে সব বিষয়ে। ইনভয়েসের সাথে ডেলিভারি ওতপ্রোতভাবে জড়িত। ফ্যাক্টরি বা ওয়ার হাউজে অর্ডার পাঠালেই হবে না। সঠিক সময়ে ডেলিভারি হলো কিনা সেটা জানতে হবে। অর্ডার করার আগে স্টক জেনে নিতে হবে। যেসব কোম্পানিতে কার্যকরভাবে ইআরপি আছে, তাদের জন্য কাজটা খুবই সহজ। দুঃখজনক হলেও সত্য, দেশে শতকরা ৯০ ভাগ এফএমসিজি কোম্পানিতে কার্যকর ইআরপি নেই। কিছু অংশ ইআরপিতে করা হয়, বাকিটা ম্যানুয়াল এক্সেল বেইজড। ফলে সেলস এডমিনকে বহুমুখী সমস্যায় পড়তে হয়। ভালো সেলস এডমিন যারা, তারা কিছু স্পেশাল রিপোর্ট নিজ থেকে করে রাখেন। যেটা প্রয়োজনীয় সময়ে কাজ দেয়। সব ডাটা যেহেতু তার কাছে থাকে, সে কারণে ইচ্ছে করলে সেলস এডমিন অনেক রিপোর্ট তৈরি করতে পারে। এই ধরনের রিপোর্ট যেটাকে অনেক কোম্পানি কি ডেলিভারেয়েবলস (কবু উবষরাবৎরধাবষবং) বলে থাকে। এটা প্রমোশন, ইনক্রিমেন্ট পেতে সহায়তা করে। সেল এডমিনের সেলস মিটিং-এর আয়োজন করা লাগতে পারে। কত লোক হবে, ভেন্যু কোথায় হলে ভালো হয়, খাবার-দাবার কি হবে, মিটিংয়ে কোনো গিফট দেয়া লাগবে কিনা, সাউন্ড সিস্টেমের প্রয়োজন আছে কিনা? খাবার পানির ব্যবস্থা আছে কিনা? এ বিষয়গুলো সেলস এডমিন জানতে হবে। মিটিংয়ের খাবারটা যেন ভালো হয়। ভালো খাবার, আপ্যায়ন সেলস টিমের জন্য একটা মোটিভেশন। বছরের প্রথম মিটিং। মিটিং রুমে ঢোকার সময় সবাইকে একটা রজনীগন্ধা দেয়া যেতে পারে। নিজ থেকেই এ রকম আইডিয়া ক্রিয়েট করতে হবে। পরে ম্যানেজমেন্টকে বুঝাতে হবে। সেলসটিমের জন্য ম্যানেজমেন্ট ছাড় দিতে কার্পণ্য করে না। তবে কিছু ক্ষেত্রে ব্যতিক্রম আছে। কিছু বস এসব পছন্দ নাও করতে পারেন। এাঁ-সেটা নিয়ে আপনার সাথে লেগে থাকে। সঠিক সময়ে তথ্য দেয় না। ভুল তথ্য দেয়। মিথ্যা কথা বলে। সেলস এর এমন অনেক লোক থাকতে পারে। তাদের ভুলটা প্রমাণসহ মিটিংয়ে গোপনে সেলস-এর বসকে দেখিয়ে দিন। তাদেরকে সঠিক পথে নিয়ে আসতে হবে। নতুবা আপনি সঠিক সময়ে রিপোর্ট দিতে পারবেন না। কারণ সকলের তথ্য পেলেই আপনার রিপোর্ট তৈরি হবে। পিসিতে প্রথমে বছর, তার মধ্যে মাসওয়ারি ফোল্ডার করুন। যে মাসের কাজ সে মাসের ফোল্ডারে রাখতে পারেন। রিপোর্টের নামেও ফোল্ডার করে রাখতে পারেন। সকল কাজ গুছিয়ে রাখতে হবে। যেভাবে গুছালে আপনার সুবিধা হয়। সেভাবেই গুছিয়ে রাখুন। অগোছালো লোক কখনোই সেলস এডমিনে ভালো করে না। সকল ডাটার একটা ব্যাকআপ পেন ড্রাইভে রাখুন। ডেক্সটপে বেশি ফাইল রাখবেন না। এতে পিসির পারফরমেন্স খারাপ হয়। বিভিন্ন রকম এপরুভাল, ফরমেট ইত্যাদি হার্ডকপি ফাইলবন্দি করে রাখুন। অর্থ সংক্রান্ত কোনো কাজ কখনোই কমিনিকিউশন ছাড়া করতে যাবেন না, মেইল বা হার্ড কপি যেটাই হোক না কেন। মুখের কথায় কাজ করলে বিপদে পড়ে যেতে পারেন। আপনার সকল মেইলে বসকে সিসিতে রাখুন। আপনি যত মেইল যেখানেই পাঠান না কেন, বস যাতে অটো সিসি পানÑ এমন সিস্টেমও অনেক কোম্পানিতে রয়েছে। সুতরাং মেইল পাঠাতে যতœবান হতে হবে। মাসের টার্গেট নিয়ে কিছু কাজ সেলস এডমিনকে করা লাগতে পারে। এজন্য মাস শেষের আগেই সেলস টেন্ড, গত ছয় মাসের সেলস, গত বছর একই সময়ের সেলস, এভারেজ সেলস ইত্যাদি ডাটা রেডি রাখুন। টেরিটরি, এরিয়া, রিজউন, জোন ওয়াইজ ডাটাকে ভাগ করে রাখলে সুবিধা হয়। অনেক এরিয়া বা রিজউন থাকতে পারে। যেখানে আরো বেশি সেলস হওয়া সম্ভব। বাট ওখানের সেলস টিম বেশি সেলস করছে না। কারণ টার্গেট বেড়ে যেতে পারে। এসব টেরিটরি, রিজউনের চিত্র ফাইন্ড আউট করতে হবে। ম্যানেজমেন্টকে দেখালে আপনার ক্রিয়েটিভিটি আছে সেটা প্রমাণ হবে। কোম্পানি মনে করে, পরিবেশকরা কোম্পানির অন্যতম পাটনার। তাই পরিবেশকদের ক্লেইম দ্রুত নিষ্পত্তি করতে হবে। তারা হেড অফিসে এলে আপ্যায়নটা যেন ভালো হয় সেদিকে খেয়াল রাখুন। ট্রেড লেটার, অফার লেটার, মূল্য পরিবর্তনের চিঠি তৈরি সেলস এডমিনকে করতে হয়। এসব চিঠির মূল কপি ফাইলে রাখুন। চিঠির ভাষা গঠনমূলক, উৎসাহব্যঞ্জক হলে ভালো হয়। মোটিভেশনাল শব্দ ব্যবহার করতে হবে। পণ্যের মূল্য তালিকা সংরক্ষণ করতে হবে। মূল্য পরিবর্তন হলে সে তারিখসহ সফট এবং হার্ড কপি উভয়ই। উপরোক্ত যতগুলো কাজের কথা বলা হলো। কোম্পানিভেদে এ কাজগুলো কেবল সেলস এডমিন নয়, অন্য ডিপার্টমেন্টের কেউ করতে পারেন। চ্যালেঞ্জ এবং ঝুঁকি দুটোই সেলস এডমিনের কাজে বেশি। তবে চ্যালেঞ্জ গ্রহণ করতে পারলে সাফল্য নিশ্চিত। উপরে ওঠা অনেক সহজ। কাজটা যেহেতু বহুমাত্রিক, সে কারণে সৃজনশীলতার প্রকাশ সম্ভব। বেশি আনন্দ লাভ করা যায়।
১ মুহাম্মদ শফিকুর রহমান