০ মিটিংয়ে গিয়ে সবাইকে শুভেচ্ছা জানাতে ভুলবেন না। আর এই শুভেচ্ছা জানানো প্রক্রিয়াতে নিজেকে খুব স্মার্টভাবে উপস্থাপন করুন। তাই বলে চেয়ারের উপর দাঁড়িয়ে সবাইকে সালাম দেবার কথা বলছি না। কেবল সবাইকে শুভেচ্ছা জানান। ঘড়ি দেখে ঠিক করেন নিন এখন গুডমর্নিং না গুড আফ্্টার নুন।
০ মিটিংয়ে কারো প্রস্তাবের বিপক্ষে কিছু বলবার আগে অবশ্যই তাকে ধন্যবাদ জানিয়ে শুরু করুন। এতে সবার দৃষ্টি যেমন আপনার দিকে পড়বে তেমনি তাকে অপমান না করেই আপনি পাশ কাটিয়ে আপনার অভিমত ব্যক্ত করতে পারবেন।
০ যদি এটাই হয় আপনার জন্য প্রথম মিটিং এবং যদি মিটিংয়ে আপনার কোনো সুনির্দিষ্ট প্রেজেন্টেশন দেবার না থাকে তাহলে নিজেকে মিটিংয়ের মধ্যে আগবাড়িয়ে ইন্ট্রোডিউস করতে যাবেন না। এতে সবার মাঝে হাসির পাত্র হতে পারেন। যিনি মিটিংয়ে সঞ্চালকের দায়িত্বে আছেন তাকে সময় দিন আপনাকে মিটিংয়ে সবার মাঝে পরিচয় করিয়ে দেয়ার জন্য।
০ মোবাইল ফোন একদিকে আমাদের জন্য যেমন অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ অপরদিকে কিন্তু নানান উপসর্গ তৈরিতেও ওস্তাদ। যেমন ধরুন জরুরি মিটিংয়ে আপনার মোবাইল ফোনটি কর্কশ আওয়াজ তুলে বেজে উঠলো, ব্যস, আপনি কিন্তু মিটিংয়ের মধ্যে একরকম সং হয়ে গেলেন। আর তাই বোর্ড রুমে প্রবেশের আগে মোবাইল ফোনটি সাইলেন্ট করে নিন। দীর্ঘ মিটিংয়ের ক্ষেত্রে বাড়িতে ফোন করে বলে দিন আপনি মিটিংয়ে থাকবেন অনেকটা সময়। একান্তই যদি ফোন কল রিসিভ করতে হয় তাহলে মিটিং সঞ্চালকের কাছে অনুমতি নিয়ে চলে যান বোর্ড রুমের বাইরে।
০ যখন স্লাইট শো দেখে আপনি অত্যন্ত বিজ্ঞের ভঙ্গিতে প্রেজেন্টেশন দিচ্ছেন তখন চেষ্টা করুন সবার সাথে আই কন্টাক রাখতে। এতে করে আপনার বক্তব্য কার কতটা মনঃপূত হচ্ছে তা তৎক্ষণাত বুঝে যাবেন। আর সেই সাথে নিজেকে পাল্টা আক্রমণের জন্য তৈরি করে নিতে পারবেন।
মিটিংয়ের ফাঁকে অপরের কোনো আচরণ কিংবা কাজ আপনার মনযোগে বিঘœ ঘটাতে পারে। সেক্ষেত্রে দৃঢ়, শান্ত আর সাবলিলভাবে তাকে জানিয়ে দিন যে আপনার সমস্যার কথা।
কোথায় কেমন চাকরি করছেন তার উপরই পুরোপুরি নিভর করছে আপনার পোশাক আয়োজন। ধরুন আপনি চাকরি করেন একটা এয়ারলাইন্সে। সেক্ষেত্রে আপনার মিটিংয়ের পোশাক হওয়া উচিত প্রতিষ্ঠানের নির্ধারিত ইউনিফর্ম কিংবা ফর্মাল ইংলিশ স্যুটে সাথে মাননসই শার্ট টাই। কিন্তু যদি আপনি কোনো সংবাদপত্র কর্মী হয়ে থাকেন আর মিটিংয়ে আপনাকে ইংলিশ স্যুটে দেখা যায় তাহলে কিন্তু মিটিংয়ে আপনি হবেন সবার হাসির খোরাক। আর তাই প্রতিষ্ঠানের উপরই নির্ভর করবে আপনার পোশাক।
০ মেয়েদের জন্য, মিটিংয়ে মার্জিত পোশাক পরা উচিত। খোলামেলা পোশাক মিটিংয়ে মানানসই নয়। এক্ষেত্রে শাড়ি হতে পারে সবচেয়ে উত্তম। তবে কামিজ কিংবা শার্ট প্যান্টও চলতে পারে।
০ রঙ নির্বাচনে চেষ্টা করুন হালকা শেড বেছে নিতে। কটকটে রঙ মিটিংয়ে বেমানান আচার ব্যবহার।
মিটিংয়ে কখনো দেরি করে পৌঁছাবেন না। এতে আপনার প্রতি সকলের খারাপ ধারণা হবে। চেষ্টা করুন মিটিংয়ে সময়ের চেয়ে একটু আগে পৌঁছে নিজেকে গুছিয়ে নিতে।
০ যদি প্রবেশে একটু দেরি হয়েও যায় তাহলে ঢুকেই সকলের কাছে ক্ষমা চেয়ে নিবেন। আর মিটিং সঞ্চালকের কাছ থেকে অনুমতি নিয়ে তবেই আসনে বসবেন।
স তামান্না তানভী