বিশ্ববিদ্যালয়ের দাপ্তরিক কাজে গতি বৃদ্ধি, স্বচ্ছতা ও জবাবদিহি নিশ্চিত করার জন্য ই-নথি ব্যবস্থা জোরদারের আহ্বান জানিয়েছে বাংলাদেশ বিশ্ববিদ্যালয় মঞ্জুরী কমিশন (ইউজিসি)। বঙ্গবন্ধু শেখ মুজিবুর রহমান মেরিটাইম ইউনিভার্সিটি আয়োজিত ই-নথি বিষয়ক তিন দিনব্যাপী প্রশিক্ষণের উদ্বোধন অনুষ্ঠানে গতকাল শনিবার ইউজিসি চেয়ারম্যান (অতিরিক্ত দায়িত্ব) প্রফেসর ড. দিল আফরোজা বেগম এ আহ্বান জানান।
প্রফেসর ড. দিল আফরোজা বলেন, ই-নথি ব্যবস্থার মাধ্যমে যেকোন স্থান থেকেই ইন্টারন্টে সুবিধা ব্যবহারের মাধ্যমে নথি নিষ্পন্ন করা যাচ্ছে। ফলে, দাপ্তরিক সিদ্ধান্ত গ্রহণ প্রক্রিয়া ত্বরান্বিত হচ্ছে। তিনি সহজে ও দ্রুততম সময়ে প্রশাসনিক সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য পাবলিক বিশ্ববিদ্যালয়গুলোতে ই-নথি কার্যক্রম বাস্তবায়নের উদ্যোগ জোরদারের ওপর গুরুত্বারোপ করেন।
মেরিটাইম বিশ্ববিদ্যালয়ের রেজিস্ট্রার কমডোর শেখ ফিরোজ আহমেদের সভাপতিত্বে প্রশিক্ষণের উদ্বোধন অনুষ্ঠানে বিশেষ অতিথি ছিলেন ইউজিসি সদস্য প্রফেসর ড. মো. সাজ্জাদ হোসন, মেরিটাইম ইউনিভার্সিটির ভিসি রিয়ার এডমিরাল এম খালেদ ইকবাল (অব) ও ইউজিসি সচিব ড. ফেরদৌস জামান। অনুষ্ঠানে বিশ্ববিদ্যালয়ের বিভিন্ন অনুষদের ডিন, বিভাগের চেয়ারম্যান, আইসটি সেলের পরিচালকসহ ইউজিসি এবং বিশ্ববিদ্যালয়টির সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তারা উপস্থিত ছিলেন।
অনুষ্ঠানে প্রফেসর সাজ্জাদ হোসেন বলেন, ই-নথি ব্যবস্থা কার্যকর করতে সরকার ইতোমধ্যেই প্রয়োজনীয় প্রযুক্তিগত অবকাঠামো গড়ে তুলেছে। এসব অবকাঠামোর যথাযথ ব্যবহার নিশ্চিত করে বিশ্ববিদ্যালয়গুলোকে কাগজের ফাইলের উপর নির্ভরতা কমিয়ে আনতে হবে। এই ব্যবস্থায় নথি সংক্রান্ত সকল তথ্য যথাযথভাবে সংরক্ষিত থাকে বিধায় দ্রুততম সময়ে সঠিক সিদ্ধান্ত গ্রহণ করা যায়।
ড. ফেরদৌস জামান বলেন, ডিজিটালাইজেশনের সুযোগ গ্রহণ করে সেবা প্রদান প্রক্রিয়াকে সহজতর করতে হবে। তিনি বিশ্ববিদ্যালয়ের সকল কর্মকর্তা-কর্মচারীদের ই-নথি প্রশিক্ষণের আওতায় আনতে মাস্টার ট্রেইনার গড়ে তোলার উপর জোর দেন। তিনদিনের প্রশিক্ষণে ভার্চুয়াল অফিস ম্যানেজমেন্ট, ই-নথি সিস্টেম, প্রোফাইল ব্যবস্থাপনা, ডাক আপলোড প্রক্রিয়া, ডাক ব্যবস্থাপনা, ডাক নথিতে উপস্থাপন পদ্ধতি, নথি ও পত্রজারি, নথি ব্যবস্থাপনা এবং নথি মোবাইল অ্যাপ এর ব্যবহার ইত্যাদি বিষয় আলোচিত হবে। প্রশিক্ষণে সেশন পরিচালনা করবেন ইউজিসি’র আইএমসিটি বিভাগের পরিচালক মোহাম্মদ মাকছুদুর রহমান ভূঁইয়া, একই বিভাগের উপ-পরিচালক মোহাম্মদ মনির উল্লাহ এবং প্রোগ্রামার দ্বিজন্দ্র চন্দ্র দাস।